OFFICE MANAGER

description du poste

L'Office Manager est responsable de la gestion administrative, de l'organisation des bureaux et du bon fonctionnement des services internes de l'entreprise. Il ou elle veille à l'efficacité des processus internes, à la coordination des différentes équipes et à la gestion des ressources nécessaires au bon déroulement des activités.

Le profil demandé

• Diplôme universitaire en gestion, administration ou ressources humaines.
• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans dans un poste administratif similaire,
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, logiciels de gestion d'agenda, CRM, etc.).
• Bonnes connaissances des procédures administratives et des pratiques RH.
• Compétences en gestion des fournisseurs, achats et négociation de contrats.
• Excellentes capacités organisationnelles et gestion du temps.
• Communication claire et professionnelle, tant à l'oral qu'à l’écrit.
• Sens de l’accueil et capacité à travailler avec différentes équipes
• Sens de l'organisation et autonomie.
• Esprit d'initiative et réactivité

Missions

• Assurer la gestion du courrier, des communications internes et externes
• Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et événements internes
• Préparer des documents administratifs (rapports, présentations, correspondances, etc.)
• Gérer les tâches administratives courantes (gestion des commandes de fournitures, suivi des factures, gestion des notes de frais).
• Superviser l’aménagement et la maintenance des bureaux
• Gérer les services généraux (téléphonie, équipements informatiques, gestion des locaux)
• Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs (réservations de transports et d’hébergement)
• Soutenir le département RH dans les tâches administratives (gestion des congés, des absences, de la paie, etc.
• Assurer la bonne intégration des nouveaux collaborateurs (accueil, formations de base)
• Gérer les relations avec les fournisseurs (achats de matériel, services externes, etc.).
• Négocier les contrats et suivre les conditions de prestation avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, etc.)
• Assurer la gestion des stocks de fournitures et équipements
• Assister les équipes pour la mise en place de processus ou de nouvelles initiatives internes
• Organiser des événements d'entreprise (séminaires, conférences, team-building, etc.)
• Assurer la logistique des événements internes ou externes à l'entreprise