Assistant(e) de direction / Office Manager

ASSISTANT(E) DE DIRECTION / OFFICE MANAGER – DIRECTION GÉNÉRALE

Localisation : Alger
Rattachement : Direction Générale
Type de contrat : CDI
Niveau d’expérience : Senior – 15 ans d’expérience minimum

À propos du poste

Dans le cadre du renforcement de l’organisation de la Direction Générale, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager senior, disposant d'une solide expérience dans des fonctions similaires au sein d'environnements exigeants et structurés.

Véritable point d'appui de la Direction Générale, elle assure la gestion quotidienne des activités administratives, organisationnelles et relationnelles de la Direction et contribue au bon fonctionnement de son environnement de travail.

Le poste nécessite une personne mature, fiable, discrète, organisée et parfaitement autonome, capable d'évoluer avec aisance dans un environnement professionnel de haut niveau.

Missions principales

1. Assistance à la Direction Générale

• Assurer l'assistance quotidienne du Directeur Général et, selon les besoins, des membres du Comité de Direction.

• Gérer l'agenda, les rendez-vous, réunions et déplacements.

• Organiser et coordonner les réunions de Direction et instances internes.

• Préparer les dossiers, supports et documents nécessaires aux réunions.

• Assurer le suivi des actions et décisions prises lors des réunions.

• Anticiper les besoins de la Direction et assurer un suivi rigoureux des échéances.

2. Gestion administrative et organisationnelle

• Assurer la gestion et le suivi des courriers, documents et correspondances de la Direction.

• Préparer, mettre en forme et relire les courriers, notes, comptes rendus et présentations.

• Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire.

• Organiser les déplacements professionnels et assurer la coordination logistique associée.

• Gérer les relations avec les différents interlocuteurs internes et externes.

3. Office Management

• Veiller au bon fonctionnement administratif de l'environnement de la Direction Générale.

• Coordonner certaines activités avec les fonctions support : Services Généraux, IT, RH, Finance, Achats, etc.

• Assurer le suivi de certaines prestations, commandes et besoins administratifs.

• Faciliter la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différentes fonctions de l'entreprise.

• Participer à l'organisation d'événements, réunions et visites de partenaires ou interlocuteurs externes.

4. Gestion des relations et représentation

• Être l'interlocutrice privilégiée de la Direction Générale auprès des interlocuteurs internes et externes.

• Accueillir et orienter les visiteurs et partenaires de la Direction.

• Assurer une communication professionnelle avec des interlocuteurs de haut niveau.

• Faire preuve d'une grande discrétion dans la gestion des informations confidentielles.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une professionnelle expérimentée, ayant évolué pendant plusieurs années dans des fonctions d'assistanat de direction, idéalement auprès d'une Direction Générale ou d'un Comité de Direction.

Expérience

• 15 ans d'expérience minimum dans l'assistanat de direction, l'assistanat de direction générale ou l'office management.

• Expérience significative dans un environnement structuré et exigeant.

• Une expérience dans les secteurs assurance, banque, services financiers, cabinet de conseil ou environnement multinational constitue un réel atout.

• Expérience auprès de dirigeants ou de membres de Comité de Direction fortement appréciée.

Compétences

• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint.

• Très bonnes capacités rédactionnelles et de mise en forme.

• Excellente organisation et gestion des priorités.

• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.

• Très bonne maîtrise de la communication professionnelle.

• Français courant, à l'écrit comme à l'oral.

• Anglais professionnel apprécié.

Qualités personnelles

• Maturité professionnelle et stabilité.

• Grande discrétion et respect absolu de la confidentialité.

• Sens du service et de la disponibilité.

• Autonomie et capacité d'anticipation.

• Rigueur et fiabilité.

• Excellente présentation et aisance relationnelle.

• Capacité à travailler avec des interlocuteurs de différents niveaux hiérarchiques.

• Sang-froid et capacité à gérer les situations urgentes ou imprévues.

Le profil que nous recherchons

Au-delà des diplômes et des compétences techniques, nous recherchons une assistante de direction expérimentée, ayant une véritable connaissance des codes de l'entreprise et du fonctionnement d'une Direction Générale.

La personne recherchée devra être suffisamment expérimentée pour anticiper les besoins du Directeur Général plutôt que simplement exécuter les demandes, disposer d'un excellent réseau de fonctionnement interne et être capable de gérer de manière autonome les sujets qui lui sont confiés.

Une expérience longue et stable au sein d'une banque, d'une compagnie d'assurance, d'une multinationale ou d'un groupe structuré sera particulièrement valorisée.

Une personne proche de la retraite ou en fin de carrière peut parfaitement correspondre au poste, dès lors qu'elle souhaite poursuivre son activité professionnelle dans un environnement stable et exigeant.

Critères prioritaires

Indispensables :

• 15 ans ou plus d'expérience sur des fonctions similaires.

• Expérience confirmée auprès d'une Direction Générale ou de dirigeants.

• Excellente organisation et autonomie.

• Très bonne maîtrise du français.

• Grande discrétion et fiabilité.

• Excellente présentation professionnelle.

Fortement appréciés :

• Expérience en banque, assurance ou services financiers.

• Expérience au sein d'une multinationale.

• Expérience dans un environnement international.

• Maîtrise professionnelle de l'anglais.

• Expérience en office management.