Secrétaire de Direction

Assistance à la direction:

• Gestion de l'agenda du directeur général (planification des rendez-vous, réunions, déplacements).
• Rédaction et traitement des courriers, e-mails et autres communications administratives.
• Préparation des réunions (ordre du jour, convocation, prise de notes, rédaction de comptes rendus).

Gestion des communications internes et externes :

• Assurer la liaison entre la direction et les différents départements de l'entreprise.
• Accueillir et orienter les visiteurs et gérer les appels téléphoniques entrants.

Gestion documentaire:

• Organisation et suivi des dossiers administratifs (classement, archivage, mise à jour des documents).
• Rédaction de documents et rapports pour la direction.
• Organisation des événements et déplacements :
• Coordination des déplacements professionnels (réservations, itinéraires, suivi des dépenses).
• Organisation de séminaires, réunions d'affaires ou tout autre événement interne ou externe.

Tenue du bureau et gestion de son hygiène:

• Veiller à la propreté, à l’organisation et à l’ergonomie des espaces de travail.
• Suivi de la maintenance du matériel de bureau et coordination avec les services de nettoyage si nécessaire.
  
• Gestion des fournitures de bureau, commande et réapprovisionnement en fonction des besoins.
  

Gestion du suivi avec le bureau de comptabilité:

• Coordination avec le service comptabilité pour le suivi des factures, paiements et dossiers fiscaux.
• Collecte et transmission des documents nécessaires (pièces justificatives, relevés bancaires, etc.) au bureau de comptabilité.
• Suivi des échéances de paiements et gestion des correspondances liées à la comptabilité.

• Etre organisé(e), rigoureux(se), et posséder d'excellentes compétences en communication.
  
• Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
  
• Minimum de 2 années d'expérience à un poste similaire.
  
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance de base en comptabilité serait un plus.
  
• Français courant (anglais ou autre langue souhaitée).
• Sens de la discrétion, gestion des priorités, proactivité, souci du détail, sens de l’organisation.

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