OFFICE MANAGER

description du poste

L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement d’une entité sur le plan secrétariat, administratif, partenariat, ainsi que de sa coordination et de sa supervision.

Le profil demandé

• H/F;
• Niveau Universitaire;
• Minimum 4 ans dans un poste similaire;
• Sens de l’organisation;
• Dynamique;
• Bonne maitrise  technologique se rapportant à (internet / téléphonie mobile, out look messagerie,......) ; 
• Bon sens du contact et de la communication;
• Sens de l’initiative et de l’anticipation;
• Bon rédactionnel;
• Très bonne maitrise de la langue française, l’anglais étant souhaitable;
• Bon sens commercial et négociateur; 
• Sens de l’écoute et de l’analyse;
• Disponibilité.

Missions

• Prendre en charge le classement, la correspondance interne et externe;
• Traiter les factures sortantes, les bons de commande, la rédaction d’éventuelles offres;
• Organiser des réunions;
• Traiter le courrier entrant et sortant;
• Envoyer et répondre aux mailings;
• Prendre en charge les contacts téléphoniques entrants et sortants ;
• Gérer l’agenda du personnel interne ;
• Superviser une partie la gestion administrative du personnel (absences, déplacements des correspondants internes …);
• Gérer les commandes de fournitures de bureau;
• Gérer l'immobilier (locaux et bureaux / aménagement);
• Assurer l’interface avec les entités administratives se rapportant à la banque / assurance/inspection du travail ….);
• Gérer l’archivage des documents internes;
• Assurer l’interface avec les clients, fournisseurs, prestataires.