Office Manager

Mission principale :

• Garantir le bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel de l’agence. L’Office Manager est le pivot de la coordination interne et le garant du cadre de travail des équipes. Il/elle veille à créer un environnement fluide, opérationnel et agréable pour que les talents puissent se concentrer sur la création et la performance.

Responsabilités clés :

• Gestion administrative
• Superviser l’ensemble des tâches administratives courantes (dossiers RH, contrats, assurances, documentation légale).
  
• Gérer les relations avec les prestataires externes (comptable, avocat, fournisseurs, etc.).
  
• Tenue des registres administratifs de l’entreprise (registre du personnel, contrats, conformité...).
  
• Assurer le respect des obligations réglementaires (CNAS, impôts, sécurité, etc.).
  
• Support RH et onboarding
  
• Accompagner l’intégration des nouveaux collaborateurs (accueil, matériel, accès outils, présentation interne...).
• Appuyer les managers dans la gestion quotidienne des équipes (congés, absences, suivi des plannings).
  
• Préparer les éléments administratifs pour les fiches de paie.
  
• Suivre les demandes RH : attestations, congés, formations, etc.
  
• Gestion des locaux et de la logistique
  
• Assurer l’intendance quotidienne des bureaux : fournitures, équipements, entretien.
• Gérer les prestataires liés aux locaux (ménage, sécurité, maintenance, internet, etc.).
  
• Garantir un environnement de travail conforme, sécurisé, agréable et fonctionnel.
  
• Support direction et coordination
  
• Appui au Directeur Général pour les tâches organisationnelles et les priorités du bureau.
• Organisation des réunions internes et comités de direction : ordre du jour, logistique, compte-rendus.
  
• Soutien dans la planification des temps forts de l’agence (événements, déplacements, séminaires).
  
• Culture d’agence et vie interne
• Participer à l’animation de la vie interne : anniversaires, moments de convivialité, communication interne.
• Être le point de contact du bien-être au travail.
  
• Veiller au respect du cadre de travail (discipline, respect des règles, présence, ponctualité).

Compétences requises :

• Excellente organisation et rigueur administrative
  
• Sens de la confidentialité, de la diplomatie et de la discrétion
  
• Aisance relationnelle, sens du service, capacité à fédérer
  
• Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus
  
• Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace, Excel, outils collaboratifs)
  
• Bonne culture d’agence et compréhension du monde de la communication
  

• Formation en gestion, administration, RH ou équivalent
  
• Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire, idéalement en agence ou environnement créatif
  
• Excellente expression orale et écrite en français
  
• Connaissance du droit du travail et des processus administratifs en Algérie

Bonus :

• Notions en gestion comptable ou paie
  
• Sensibilité au design, à la culture d’entreprise et à l’image de marque
  
• Proactivité pour améliorer les process internes