Réceptionniste / Agent(e) au Bureau d’Ordre Général

eTalent recrute pour le compte de l'un de ses clients une: Réceptionniste / Agent(e) au Bureau d’Ordre GénéralMission principaleLe/la Réceptionniste / Agent(e) au Bureau d’Ordre Général assure l’accueil des visiteurs etla gestion quotidienne du courrier, des colis et des documents administratifs de l’entreprise.Il/elle veille à la bonne réception, à l’enregistrement, au suivi et à la distribution desdocuments entrants et sortants, tout en assurant un soutien administratif aux différentsservices.Missions principalesAccueil et réception● Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, collaborateurs etprestataires.● Orienter les visiteurs vers les interlocuteurs ou services concernés.● Répondre aux demandes d’information de premier niveau et assurer la transmissiondes messages.● Veiller à maintenir une présentation professionnelle et un espace d’accueil organisé.Gestion du courrier et des colis● Réceptionner les courriers, documents, colis et autres plis destinés à l’entreprise.● Vérifier, enregistrer et assurer la traçabilité des courriers et colis réceptionnés.● Distribuer les documents et courriers aux services ou collaborateurs concernés.● Préparer et assurer l’envoi du courrier sortant.● Gérer les envois spécifiques : express, recommandés, courriers confidentiels, etc.● Assurer le suivi des livraisons et des envois en collaboration avec les prestatairesconcernés.Gestion administrative et documentaire● Assurer le suivi des parapheurs, registres et documents officiels.● Veiller à la bonne circulation et à la traçabilité des documents administratifs.● Effectuer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents et registres.● Réaliser des tâches administratives courantes : saisie, rédaction de courrierssimples, photocopie, numérisation (scan) et préparation de documents.● Assurer la conservation et la confidentialité des documents traités.Coordination interne● Collaborer avec les différents services internes afin d’assurer une bonne circulationdes informations et documents.● Coordonner les besoins liés à la réception et à l’expédition des courriers et colis.● Assurer une communication efficace avec les collaborateurs, prestataires, coursierset visiteurs.Profil recherché● Formation en administration, gestion, secrétariat ou domaine similaire.● Une première expérience dans un poste similaire (réception, accueil, bureau d’ordre,secrétariat ou administration) est appréciée.● Bonne maîtrise du français et de l’arabe, à l’oral comme à l’écrit.● Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel et messagerie électronique.● Bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités.● Rigueur, méthode et attention aux détails.● Excellente présentation et aisance relationnelle.● Sens du service et esprit de collaboration.● Discrétion et respect de la confidentialité.● Ponctualité, fiabilité et réactivité.Compétences clés● Gestion du courrier et des documents administratifs● Accueil et communication● Organisation et classement● Suivi et traçabilité documentaire● Maîtrise des outils bureautiques● Sens du service● Rigueur et discrétion● Capacité à travailler avec différents interlocuteurs