Access Services Assistant

Description

Description :

Rattaché(e) au service Access / Administration, l’Access Services Assistant assure la gestion administrative complète des permis d’accès, depuis la réception des demandes jusqu’à leur délivrance et leur suivi. Il/Elle joue un rôle clé dans la coordination avec les différentes parties concernées afin d’assurer une gestion rigoureuse, sécurisée et conforme des accès.

Missions :

Réceptionner les dossiers de demande de permis d’accès (employés, sous-traitants, visiteurs, parties prenantes) et vérifier la conformité et la complétude des documents requis.
Enregistrer les demandes et mettre à jour les registres de suivi (réceptions, délivrances).
Préparer et délivrer les permis d’accès conformément aux procédures internes en vigueur.
Mettre à jour la base de suivi des permis (actifs, expirés, renouvellements, suspensions).
Préparer la correspondance et compléter les formulaires nécessaires aux demandes et renouvellements de permis.
Assurer le suivi des dossiers (relances, documents manquants, état d’avancement).
Informer les employés, sous-traitants et parties prenantes concernant :

Profil :

Formation en administration, gestion, ressources humaines ou domaine équivalent.
Expérience dans un poste administratif similaire (accès, administration, support RH) appréciée.
Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Word, outils de suivi).
Sens de l’organisation, rigueur et attention au détail.
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.
Bon sens de la communication et esprit de service.
Discrétion et respect strict de la confidentialité des informations.

Autres :

Environnement de travail structuré et axé sur le respect des procédures et de la sécurité.
Équipe professionnelle et collaborative.
Opportunités de développement des compétences administratives et organisationnelles.