ASSISTANTE DE DIRECTION

description du poste

L’Office Manager assure de manière permanente toutes les activités se rapportant au fonctionnement de la Direction Générale.

Le profil demandé

• licence en Gestion administrative;
• Minimum 10 ans d'expériences dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise de l'anglais, de l'arabe et du français;
• Connaissances théoriques et pratiques des techniques de secrétariat et de bureautique ;
• Maitrise de l’outil informatique;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Sens des relations humaines; 
• Discrétion, respect de la confidentialité;
• Capacités rédactionnelles;
• Capacité d'organisation et de gestion du temps; 

Missions

• Maitriser correctement les aspects et taches relatives au secrétariat et à la bureautique;
• Prendre en charge toute tâche qui lui est expressément confiée par la Direction Générale;
• Planifier les réunions et la prise de rendez-vous, organiser l’agenda du Directeur Général en tenant compte des impératifs professionnels ou personnels de ce dernier;
• Assurer une fonction d’intermédiaire entre le Directeur Général et ses collaborateurs;
• Veiller par un suivi permanent à la participation, par les différentes structures, de tous les dossiers et rapports à transmettre à la Direction Générale dans les délais impartis;
• Communiquer, par téléphone ou courrier électronique, les informations à diffuser à toutes les structures et sociétés du Groupe et ses filiales ;
• Etablir, en amont et en aval de sa fonction, une coordination permanente entre le Directeur Générai et ses collaborateurs;
• Assurer la préparation et le contrôle des dossiers nécessaires à l’activité de la Direction;
• Organiser les dossiers de la Direction et effectuer les travaux de classement et d’archivage;
• Assurer la gestion des courriers, mails, et appels téléphoniques;
• Assister le Directeur Général dans l’organisation de ses tâches quotidiennes;
• Rédiger, traiter le courrier et les comptes rendus, rapports à transmettre aux collaborateurs internes et organismes externes;
• Assurer, en outre, toute activité susceptible de dégager le Directeur Général des tâches routinières liées à sa fonction ;
• Préparer en appui au président du conseil d’administration du Groupe et ses filiales, les tâches administratives nécessaires à la tenue des réunions du CA ;
• Procéder à la convocation des administrateurs en mentionnant la date, l’heure, et le lieu de la réunion, et l’ordre du jour arrêté ;
• Préparer et veiller à ce que tous les documents soient disponibles ;
• S’assurer à que chaque membre ait reçu l’ordre du jour et les documents ;
• Mettre à disposition du conseil, la logistique et le matériel nécessaires à sa bonne tenue ;