Secrétaire facturier

Collecte et préparation des données de facturation

• Effectuer les démarches auprès du service commercial pour collecter les informations nécessaires à la facturation.
  
• Analyser, dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client : historique des différents contacts, bons de commande, contrats, CGV (Conditions Générales de Vente).
  
• Collecter l’ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
  
• Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences, les corriger en liaison avec les services concernés, et rédiger un rapport d’anomalies.
  

Gestion de la facturation et du suivi

• Établir la facture conformément au processus interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoirs, bons d’expédition non facturés, avis de paiement, documents techniques ou douaniers).
  
• Vérifier la stricte conformité des données aux dispositions légales, faire valider la facture par la force de vente.
  
• Assurer l’émission de la facture au client et sa bonne réception, suivre la créance, relancer le client (par téléphone, mail ou courrier).
  
• Contrôler les délais de règlement, suivre et saisir les encaissements.
  

Suivi des relations clients

• Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation, en collaboration avec les services concernés.
  
• Analyser le contexte des litiges, rechercher les causes et responsabilités.
  
• Suivre les différents encours, établir un échéancier de facturation.
  
• Saisir les règlements clients et les encaissements.
  
• Maintenir un bon relationnel avec les clients.
  

Suivi comptable et reporting

• Calculer les provisions de clôture mensuelle (FAE : Factures à Établir).
  
• Transmettre au service comptable les informations liées aux encaissements, nécessaires au lettrage.
  
• Exploiter la balance âgée (document comptable regroupant les clients par dates d’échéance des paiements).
  
• Suivre et mettre à jour la base de données clients (adresses, historique des contacts, créances), classer et archiver tous les documents contractuels et administratifs rattachés.
  
• Participer à l’amélioration continue du processus pour réduire les délais de paiement et sécuriser les opérations (PAF : Piste d’Audit Fiable).
  
• Gérer les honoraires des intervenants, refacturer aux clients leurs frais professionnels, et gérer les feuilles de temps (transfert de temps, correction des erreurs d’imputation).

• Formation en gestion, comptabilité ou secrétariat
• Expérience souhaitée dans un poste similaire
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de facturation ou ERP)

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