Missions principales

Gestion des formations

• Accueillir et renseigner les candidats.

• Gérer les inscriptions aux formations.

• Préparer les conventions, devis et factures.

• Constituer les dossiers administratifs des stagiaires.

• Organiser les sessions de formation.

• Préparer les salles et le matériel pédagogique.

• Assurer le suivi des présences.

• Préparer les certificats et attestations.

Coordination avec les formateurs

• Planifier les interventions des formateurs.

• Préparer les supports de cours.

• Organiser les déplacements et hébergements si nécessaire.

• Suivre le planning des formations.

Administration

• Gestion documentaire.

• Classement physique et numérique.

• Mise à jour des bases de données.

• Archivage des dossiers.

• Suivi des courriers.

Relation client

• Répondre aux appels téléphoniques.

• Répondre aux e-mails.

• Suivre les demandes de devis.

• Relancer les clients.

• Assurer le suivi après formation.

Certification

• Préparer les dossiers de certification.

• Vérifier les pièces administratives.

• Communiquer avec les organismes certificateurs.

• Organiser les examens.

Communication

• Publier les annonces de formation sur les réseaux sociaux.

• Mettre à jour le calendrier des formations.

• Participer aux actions marketing.
  Profil recherché

  • Bac +3 à Bac +5

  • Français courant

  • Anglais professionnel (écrit et parlé)

  • Arabe apprécié

  • Maîtrise de Microsoft Office

  • Bonne maîtrise d'Excel

  • Bonne rédaction

  • Bonne communication

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  Qualités

  • Organisé(e)

  • Rigoureux(se)

  • Autonome

  • Sens du service

  • Bonne présentation

  • Gestion du stress

  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

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  Un plus

  Une expérience dans :

  • Centre de formation

  • Certification

  • Qualité

  • Inspection industrielle

  • NDT

  • API

  • ISO

  • CSWIP

  sera fortement appréciée.

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  Responsabilités quotidiennes

  • Suivi du planning des formations

  • Gestion des inscriptions

  • Préparation des dossiers candidats

  • Préparation des certificats

  • Gestion des e-mails

  • Réponse aux appels

  • Préparation des devis

  • Facturation

  • Coordination avec les formateurs

  • Coordination avec les organismes de certification

  • Suivi des paiements

  • Archivage documentaire

  Indicateurs de performance (KPI)

  • Taux de dossiers complets avant le début des formations

  • Délai moyen de réponse aux demandes des clients

  • Respect du planning des formations

  • Taux de satisfaction des participants

  • Taux de conversion des demandes de devis en inscriptions

  • Nombre de relances effectuées

  • Taux de conformité des dossiers de certification

  • Respect des délais d'envoi des certificats et rapports

  Ce poste peut ensuite évoluer vers Responsable Formation & Certification, avec la supervision de plusieurs chargés de formation, la gestion des audits qualité (ISO 9001, ISO/IEC 17024), et le pilotage complet des activités administratives et de certification de votre centre.