Mission principale

Assurer le secrétariat de la Direction, organiser les activités administratives, garantir la circulation de l'information et apporter un soutien administratif afin de contribuer au bon fonctionnement de la Direction.

Missions et responsabilité

Gestion administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.

• Gérer les courriers entrants et sortants.

• Rédiger, saisir, mettre en forme et classer les documents administratifs.

• Préparer les notes, correspondances, rapports et comptes rendus.

• Assurer l'archivage physique et électronique des documents.

Gestion documentaire

• Enregistrer et diffuser les documents officiels.

• Veiller à la confidentialité des informations.

• Contrôler la conformité des documents avant leur diffusion.

• Assurer le suivi des circuits de validation.

• préparations et suivi des facteurs

Coordination

• Faire le lien entre la Direction et les différents services.

• Suivre les demandes internes.

• Relancer les responsables sur les dossiers en attente.

• Faciliter la communication interne.

Conditions particulières

• Respect strict de la confidentialité.

• Disponibilité selon les besoins de la Direction.

• Bonne présentation.

• Respect du règlement intérieur de l'entreprise.

Profil recherché

Formation

• BTS, Licence ou diplôme équivalent en Secrétariat, Administration ou Gestion.

Expérience

• Minimum 2/3 années d'expérience dans un poste similaire.

Connaissances

• Techniques administratives.

• Gestion documentaire.

• Correspondance administrative.

• Procédures internes.

• Classement et archivage.

Relations de travail

Internes

• Direction Générale.

• Ressources Humaines.

• Comptabilité et Finance.

• Services techniques.

• Ensemble des collaborateurs.